Noha 2009 februárjáról már nem kötelező útnyilvántartást készítenie egyetlen céges autó esetében sem, azonban a vállalkozásoknak még így is érdemes elgondolkozniuk ezen, hiszen egy esetleges későbbi ellenőrzés során csak és kizárólag ebben a formájában bizonyítható, hogy az adott gépjármű üzleti célú használatban van. Az útnyilvántartás sajátossága, hogy nem kell hozzá semmiféle formanyomtatványt kitölteni, nem kell hatóságoknál sem érdeklődni vagy várakozni miatta, akár saját magunk is elkészíthetjük – például egy szoftver segítségével –, de természetesen számtalan külsős cég is van, amelyik elvállalja helyettünk a munkát. Bármelyik eshetőséget is választjuk, ha belevágunk a nyilvántartás elkészítésébe, azt mindig teljes körültekintéssel végezzük el, hiszen az adóhatóság egy ellenőrzés során több forrásból kér le adatokat ahhoz, hogy ellenőrizze egy céges autó útnyilvántartását, és ilyen esetekben a legapróbb hibák, illetve ellentmondások is azonnal kibukhatnak.
Nincsenek formai követelmények
Az útnyilvántartás kapcsán az egyik legfontosabb dolog, amit észben kell tartaniuk a vállalkozásoknak, hogy nincsenek formai követelmények, a NAV konkrétan bármilyen formában elfogadja mindezt, a lényeg csupán az, hogy tartalmilag legyenek benne a megfelelő és pontos adatok, egyszóval készíthetjük folyószövegként vagy táblázatosan, ha megfelel a tartalmi előírásoknak, akkor a hatóságoknak meg fog felelni. Noha formai követelmény nincs, a tartalom tekintetében érdemes odafigyelni néhány dologra, így például arra, hogy az útnyilvántartás minden esetben tartalmazza a jármű pontos típusát, a rendszámát, fogyasztási átlagát, az utazás időpontját, annak célját, az üzleti partner vagy cég megnevezését, illetve természetesen a megtett kilométerek mennyiségét is, amiből átlagot lehet már számolni az eltankolt és lefogyasztott benzin mennyiségére. A költségelszámolásnak függvényében a kilométeróra állását minden hónap első és utolsó napján érdemes feljegyezni, de legalább évente két alkalommal. Az útnyilvántartást ugyanis havi szinten kell vezetni, de a gyakorlatban ehhez nem kell havonta dokumentálni a kilométeróra állását is, mert ritkább adatjegyzések esetében is ki lehet számolni a szükséges dolgokat. A havi kilométeróra állás rögzítése olyan esetekben fontos havi rendszerességgel, ha a költségek elszámolása nem számlákkal történik, mert ilyen esetekben a nyilvántartásban rögzített kilométerek mennyisége, az autó fogyasztási átlaga, illetve a NAV által az adott hónapban elismert átlagos üzemanyagár alapján kalkulálható ki az összeg. Ezért is érdemes pontos nyilvántartást vezetni céges járművek esetében.
Az ilyen útnyilvántartást nagyon sok cég külső vállalkozásokra, vagy könyvelőkre bízzák, ők azonban a számolást gyakran nem akarják, vagy nem is tudják cégen belüli erőforrásokkal megoldani. A nagyobb vállalkozások esetében nem szokott problémát jelenteni, de a kisebb, maximum egy céges autóval rendelkező kisvállalkozóknál gyakran a megfelelő informatikai háttér és szaktudás sincs meg ahhoz, hogy elkészülhessen a nyilvántartás, ezért az elmaradás sokszor olyan tetemes, hogy azt gyakran évekre visszamenőleg kell elkészíteni. Alapesetben kijelenthető, hogy minden vállalkozástípus szenved olyan problémáktól, amelyek a nyilvántartás pontos vezetését ellehetetlenítik, így például a kisebb cégek az imént említettek miatt, a középvállalkozásoknál az alkalmazottak túlterheltsége szokott problémát jelenteni, a nagyobb vállalatoknál pedig az óriási, már-már átláthatatlan autóflotta.
A leggyakoribb hibák az útnyilvántartás készítésekor
Az útnyilvántartás során a legtöbben teljesen általános hibákat hajlamosak elkövetni, így például hazánkban alig találni olyan nyilvántartást, ami minden téren megfelel a NAV követelményeinek. Sokan például gyakran képtelenek feltüntetni a valós járműhasználatot, mert a nyilvántartásban nem került feltüntetésre a gépkocsi használójának szabadsága, betegállományba vonulása, vagy például olyan plusz kiadások, mint az autópálya-matrica vásárlása, esetleg a kocsi mosáshoz vagy a tankoláshoz fűződő adatok. Az ilyen problémákat egy gyakorlott ellenőr azonnal kiszúr majd, de a kevésbé gyakorlottak is, ha elkezdenek számolgatni, és több tízezer, esetenként százezer forintos eltérések mutatkoznak, mert a nyilvántartás során a mellékesnek vélt adatokat nem tüntették fel.
További komoly problémát okozhat még például a nem bevallott magánhasználat is, esetleg a munkaszüneti napokon történt tankolás, vagy az, hogy az autó használója nem üzleti úti cél során, hanem például a hazautazás alatt tankolt, ami máris komoly ellentmondásokat szülhet az útnyilvántartás keretein belül.
